3 Kualitas Vendor Yang Baik, Perlu Kamu Perhatikan

Ada sejumlah besar pemasok, banyak di Indonesia yang mengklaim dapat mengirimkan produk yang sesuai dengan yang Anda inginkan. Sebagian besar di antaranya adalah vendor atau perusahaan perdagangan yang menjadi perantara pesanan manufaktur antara importir dan pabrik sebenarnya.

Tapi jangan ditunda oleh peran mereka sebagai perantara. Bekerja dengan vendor atau perusahaan dagang memang menawarkan beberapa manfaat nyata dibandingkan bekerja langsung dengan pabrik atau pemasok.

Jadi, jika Anda memutuskan untuk bekerja dengan vendor, bagaimana Anda tahu cara memilih di antara banyak opsi yang tersedia? Tidak semua vendor akan menawarkan tingkat layanan, kualitas produk, fleksibilitas, dan harga yang sama. Importir sering bingung tentang apa yang harus dicari di vendor atau perusahaan dagang yang akan memberikan hasil terbaik bagi mereka.

Berikut adalah tiga kualitas vendor atau perusahaan perdagangan yang baik untuk membantu Anda menyaring pilihan Anda dan menemukan pemasok terbaik:

Baca juga: Apa itu Rencana Komunikasi Pemasaran Terpadu?

1. KOMUNIKASI DAN KETERSEDIAAN YANG EFEKTIF

Pernahkah Anda mengalami kesulitan untuk menghubungi vendor Anda dalam waktu singkat? Apakah email Anda tidak dijawab selama berhari-hari? Apakah Anda mencoba menelepon kantor mereka secara langsung, hanya untuk menyampaikan pesan suara atau mendengar jawaban mereka? kualitas vendor atau perusahaan dagang yang bagus

Salah satu kualitas terpenting dari vendor atau perusahaan dagang yang baik adalah komunikasi yang efektif. Dan jika Anda menjawab “ya” untuk salah satu pertanyaan di atas, Anda mungkin berurusan dengan vendor yang menganggap komunikasi dengan pelanggan sebagai prioritas rendah. Tidak sulit untuk melihat di mana komunikasi yang buruk bisa menjadi masalah.

Misalnya, katakanlah Anda membuat handuk bersulam untuk hotel kelas atas. Produksi massal dijadwalkan akan dimulai pada 30 Mei. Tetapi pada tanggal 25 Anda mendapat telepon dari salah satu pelanggan Anda yang memberi tahu Anda bahwa pola bordir perlu diubah. Jadi, Anda mengirim email ke vendor Anda dengan spesifikasi yang diperbarui.

Tetapi dua hari berlalu dan Anda tidak mendapatkan tanggapan apa pun dari vendor Anda. Pada hari ketiga Anda mencoba menghubungi kontak di vendor secara langsung, tetapi mereka sedang tidak di kantor dan tidak dapat dihubungi. Sepertinya tidak ada orang lain yang dapat membantu Anda. Dan pada saat Anda bisa mendapatkan orang yang relevan di telepon, pabrik telah memproduksi 15 persen dari pesanan dengan sulaman yang salah.

Vendor yang baik harus tersedia secara wajar. Mereka harus cepat dalam menanggapi pertanyaan, kekhawatiran, perubahan, dan umpan balik penting dari pelanggan. Dan jika Anda merasa bahwa calon vendor tidak memenuhi kriteria ini, biasanya yang terbaik adalah melanjutkan pencarian Anda untuk vendor yang memenuhi kriteria tersebut. Atau jika sudah terlanjur kontrak vendor, kembali dirundingkan keluhan Anda dan segera pemutusan kontrak kerja, untuk segera mendapatkan vendor baru yang sesuai.

2. PENGAWASAN PABRIK

Akan sangat bagus jika importir dan vendor dapat diandalkan bergantung pada pabrik untuk memproduksi produk yang sempurna setiap saat. Namun sayangnya, kenyataannya adalah hampir tidak mungkin untuk memproduksi barang secara massal tanpa membuat beberapa unit yang cacat dalam prosesnya. Faktanya, standar inspeksi yang diakui secara internasional, kualitas vendor atau perusahaan dagang yang baik seperti Asta, secara inheren memperhitungkan cacat kualitas. Dan importir sering menerapkan toleransi mereka sendiri untuk menerima pesanan.

Tetap saja, penting bagi pabrik ata pemasok untuk bertanggung jawab atas jumlah unit cacat yang dijual sebagai barang jadi. Salah satu kualitas penting dari vendor atau pabrik dagang yang baik adalah kemauan untuk mengawasi produksi di pabrik. Vendor yang baik akan secara teratur memeriksa dengan pabrik untuk memastikan pesanan sesuai jalur untuk memenuhi ekspektasi kualitas dan tenggat waktu pengiriman.

Inspeksi vendor di pabrik

Sebagian besar pabrik mempekerjakan staf QC internal mereka sendiri untuk memeriksa cacat dan masalah lain saat produk bergerak melalui stasiun yang berbeda dan, pada akhirnya, selesai dan dikemas. Tapi seperti yang bisa dibayangkan, inspeksi diri tidak selalu merupakan tinjauan pesanan yang andal dan tidak bias.

Meminta vendor hanya mengirim email dan menelepon perwakilan di pabrik untuk pembaruan seringkali juga tidak cukup. Biasanya berguna bagi vendor untuk mengirim inspektur ke pabrik untuk memeriksa produk sebelum dikirim. Lebih baik lagi, jika vendor dapat memberi Anda laporan inspeksi, atau bahkan hanya foto dari masalah yang ditemukan, Anda akan memiliki gagasan yang lebih baik tentang status pesanan dan kondisi produk.

Tapi pemeriksaan dari vendor masih bisa bias. Oleh karena itu, sebaiknya pemeriksaan dilakukan oleh seseorang yang dapat Anda percaya.

Baca juga: 10 Teknik Strategi Promosi Produk dan Jasa yang Baik

3. KERJASAMA DENGAN INSPEKSI DAN AUDIT EKSTERNAL

Diharapkan pabrik yang memproduksi produk Anda akan melakukan pemeriksaan kontrol kualitas internal pada barang. Sangat membantu bagi vendor untuk melakukan inspeksi mereka sendiri juga. Tetapi hasil terbaik biasanya datang dari kualitas vendor atau perusahaan dagang yang baik, memiliki staf Anda sendiri atau inspektur pihak ketiga mengunjungi pabrik untuk memeriksa produk jadi (terkait: Inspeksi Pihak Ketiga vs. Inspeksi Mandiri Pabrik).

Dengan memeriksa pesanan secara langsung, atau dengan meminta bantuan pihak ketiga profesional untuk memeriksa Anda, kemungkinan besar Anda akan mendapatkan tampilan barang yang tidak memihak dan akurat. Dan salah satu kualitas terpenting dari vendor atau perusahaan dagang yang baik adalah kemauan untuk bekerja sama dengan inspeksi dan audit eksternal.

Penting untuk dipahami bahwa setiap inspeksi dari luar bergantung pada kerja sama dari vendor dan pabrik. Baik Anda maupun inspektur pihak ketiga tidak dapat memaksa pemasok untuk mengizinkan Anda melakukan inspeksi di luar kehendak mereka (terkait: 5 Hal yang Tidak Dapat Dikontrol oleh Perusahaan QC). Penolakan atau penolakan vendor terhadap inspeksi eksternal harus dianggap sebagai “tanda bahaya” dan alasan untuk mempertimbangkan bekerja dengan pemasok alternatif.

Social Compliance dan audit lainnya

Selain menginginkan laporan pesanan barang yang dapat diandalkan sebelum dikirim, banyak importir juga menginginkan semacam laporan untuk memverifikasi pabrik. Secara khusus, importir sering ingin memverifikasi sistem manajemen mutu fasilitas sebelum bekerja dengan mereka, biasanya dengan audit yang mengikuti standar ISO 9001. Jenis audit ini juga berpotensi untuk mencegah bencana seperti kehancuran akibat ledakan Tianjin pada Agustus 2015.

Beberapa importir mungkin juga ingin melakukan audit kepatuhan sosial pabrik untuk memastikan pemasok memenuhi persyaratan yang diberlakukan oleh pengecer yang mendistribusikan produk mereka (terkait: 9 Persyaratan Audit Kepatuhan Sosial SA8000). Jenis audit pabrik lainnya yang cukup umum meliputi:

• Audit praktik manufaktur yang baik (GMP);
• Audit sistem manajemen lingkungan (EMS); dan
• Audit Customs-Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT)

Terlepas dari jenis auditnya, setiap importir yang bekerja dengan vendor atau perusahaan dagang umumnya memerlukan persetujuan dari vendor dan pabrik untuk melakukan audit. Audit pihak ketiga cenderung jauh lebih mengganggu daripada inspeksi produk. Dan Anda mungkin merasa relatif sulit untuk mendapatkan izin dari vendor dan pabrik sebagai hasilnya.

Kesediaan untuk diaudit adalah salah satu kualitas vendor atau perusahaan dagang yang baik. Ini juga merupakan tanda bahwa vendor semacam itu transparan dan lebih mungkin tertarik untuk mengembangkan hubungan jangka panjang dengan pelanggan mereka.

KESIMPULAN

Anda mungkin perlu membuat beberapa kompromi dalam hal hal-hal seperti persyaratan produk, harga, dan tenggat waktu. Tetapi bertahan dengan vendor biasa-biasa saja bukanlah sesuatu yang perlu Anda lakukan. Jika Anda seperti kebanyakan importir, ada banyak vendor dan perusahaan dagang yang mampu menambah nilai dan menemukan pabrik yang sesuai untuk membuat barang Anda, seperti Asta contohnya.

Mengetahui sifat-sifat apa yang harus dicari dalam calon pemasok dapat membantu Anda menghindari kesalahan dalam berkomitmen pada pemasok yang tidak sesuai. Dan itu hanya bisa berarti hal-hal baik untuk Anda, pelanggan Anda, dan keuntungan Anda.

Dapatkan produk APD terbaik hanya di Astastore marketplace kesayangan Anda atau lakukan penawaran produk di Astaproc E-Procurement terbaik di Indonesia. Anda juga bisa konsultasikan kebutuhan Anda melalui ????E-mail: support@astacipta.com atau ????Whatsapp: +62 882-9047-9337.

Digital Team

See all author post