Metode Procurement yang Dapat Digunakan Perusahaan

Departemen pengadaan (procurement) bertanggung jawab untuk memperoleh barang dan jasa untuk perusahaan. Ini juga mungkin terlibat dalam belanja barang dengan harga yang kompetitif, menangani semua prosedur hukum yang terkait dengan mendapatkan kontrak, menganggarkan biaya untuk barang dan mempelajari kondisi  keuangan untuk memastikan bahwa uang perusahaan dibelanjakan dengan bijak.

Memilih pemasok bagi pebisnis tidak semudah seperti kedengarannya kedengarannya. Produk yang terlihat bagus dan harga yang sesuai tidak selalu berarti lampu hijau untuk menandatangani pelanggan pemasok baru. Jadi metode apa yang digunakan anggota tim pengadaan selama proses seleksi?

Metode Pengadaan

Secara umum, ada enam metode pengadaan yang dapat digunakan oleh tim pengadaan di sebuah perusahaan. Nama sebenarnya dari ini dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan industri Anda, tetapi prosesnya tetap sama. Enam kali pengadaan tersebut adalah tender terbuka, tender terbatas, permintaan proposal, permintaan kuota, permintaan penawaran dan pengadaan sumber tunggal.

Tender Terbuka

Tender terbuka adalah singkatan untuk penawaran kompetitif. Ini memungkinkan perusahaan untuk menawar barang dalam kompetisi terbuka atau permintaan terbuka. Persyaratan tender terbuka meminta perusahaan untuk:

1. Beriklan secara lokal
2. Memiliki spesifikasi teknis yang tidak bias dan koheren
3. Memiliki langkah-langkah evaluasi yang objektif
4. Terbuka untuk semua penawar yang memenuhi syarat
5. Diberikan kepada penyedia dengan biaya terendah tanpa negosiasi kontrak

Bisa dibilang, metode pengadaan tender terbuka mendorong persaingan yang efektif untuk mendapatkan barang dengan penekanan pada nilai uang. Namun, mengingat ini adalah metode berbasis prosedur, banyak pakar pengadaan merasa bahwa metode ini tidak terlalu cocok untuk akuisisi besar atau kompleks karena fokus yang intens pada proses keluaran daripada kepatuhan yang ketat terhadap standar.

Tender Terbatas

Berbeda dengan tender terbuka, tender terbatas hanya membatasi jumlah permintaan tender yang dapat dikirim oleh pemasok atau penyedia layanan. Karena proses selektif ini, pelelangan terbatas terkadang juga disebut sebagai pelelangan selektif. Seperti halnya pelelangan terbuka, pelelangan terbatas dianggap sebagai metode pengadaan yang kompetitif, namun persaingan terbatas pada instansi yang diundang oleh tim pengadaan. Entitas pengadaan harus menetapkan seperangkat pedoman untuk digunakan saat memilih pemasok dan penyedia layanan yang akan ada dalam daftar undangan. Pilihan acak tidak akan menjadi pertanda baik untuk pengadaan. Metode ini selektif untuk menemukan agen yang paling cocok dan paling memenuhi syarat untuk pengadaan barang dan jasa. Ini juga digunakan sebagai cara bagi tim pengadaan untuk menghemat waktu dan uang selama proses seleksi.

Permintaan Proposal (Request for Proposal)

Permintaan Proposal adalah istilah yang digunakan di seluruh dunia bisnis. Manajer media sosial menerima RFP dari klien potensial setiap saat ketika klien mencari manajer baru untuk usaha mereka. Proposal semacam ini adalah dokumen yang menarik dan unik yang menyatakan mengapa bisnis ini paling cocok untuk jenis proyek di dan. Demikian pula, di dunia pengadaan, RFP adalah metode yang digunakan ketika pemasok atau penyedia layanan mengusulkan barang atau jasa mereka kepada tim pengadaan untuk ditinjau. Jika Anda seorang pemasok, memahami masuk dan keluarnya manajemen layanan berkualitas adalah kunci untuk memenangkan tawaran Anda. Baca lebih lanjut tentang ini di manajemen kualitas layanan.

Tim pengadaan sering kali mencari barang dengan nilai terbaik dan paling laku untuk diedarkan. Seorang klien mungkin merasa memiliki semua kualifikasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik dari tim pengadaan – tetapi mereka harus membuktikannya. Instansi yang menulis RFP harus mengajukan proposal dua amplop kepada manajer pengadaan. Proses dua-amplop memungkinkan penyedia untuk meninjau proposal terus menerus tanpa mengetahui komponen keuangan. Proposal keuangan disegel dalam amplop kedua dan hanya boleh dibuka setelah isi proposal amplop pertama disetujui atau ditolak. Ini menghilangkan bujukan apa pun dengan biaya dan memungkinkan lensa objektif untuk melihat melalui saat menganalisis kecocokan yang baik. Proposal dengan kualifikasi terbaik dan harga terbaik akan dipilih. Jika seleksi yang lebih rendah (namun masih memenuhi syarat) memiliki harga yang lebih rendah, kontrak tidak boleh dinegosiasikan. Proposal yang paling memenuhi syarat dan tepat, berapapun harganya, harus dipilih.

Request For Quotation (RFQ)

Diantara semua metode pengadaan yang ada, request for quotation merupakan metode yang paling gampang dan simpel. Perusahaan tidak perlu melakukan penawaran secara resmi karena, mereka hanya tinggal mengirimkan dokumen quotation kepada beberapa vendor sesuai dengan keinginan.

Dari penawaran yang ada, perusahaan akan mengkaji proposal vendor dengan harga dan barang sesuai kebutuhan. Jika sesuai, pihak perusahaan akan menawarkan surat kerjasama kepada vendor yang diinginkan.

Kemajuan teknologi mendorong munculnya electronic quotation yang dapat dibuat hanya lewat komputer atau gawai Anda. Hal ini bisa Anda lakukan lewat astacipta.com , platform bisnis terlengkap dan mudah digunakan. Dengan fitur quotation, Anda bisa membuat quotation dimana saja dan kapan saja. Selain itu, Anda bisa mengecek jumlah barang secara real time dan terintegrasi dengan invoice sehingga, barang akan berkurang atau bertambah secara otomatis begitu invoice dibuat. Mengelola barang jadi lebih mudah dan beban kerja Anda akan berkurang.

Baca juga: Alasan Mengapa Perusahaan Anda Perlu Menerapkan e-procurement?

Permintaan Penawaran

Metode pengadaan ini digunakan untuk barang atau jasa yang bernilai kecil. Permintaan penawaran sejauh ini merupakan metode pengadaan yang paling tidak rumit. Jika Anda memiliki pilihan, gunakan metode ini untuk memastikan proses pengadaan yang cepat dan tidak banyak dokumen. Tidak ada proposal formal yang disusun dari salah satu pihak dalam metode ini. Pada dasarnya, entitas pengadaan memilih minimal tiga pemasok atau penyedia layanan yang ingin mereka dapatkan penawarannya. Perbandingan kutipan dianalisis dan pilihan terbaik yang ditentukan oleh kepatuhan persyaratan dipilih.

Sumber tunggal

Pengadaan sumber tunggal adalah metode non-kompetitif yang hanya boleh digunakan dalam keadaan tertentu. Pengadaan sumber tunggal terjadi ketika entitas pengadaan bermaksud untuk memperoleh barang atau jasa dari penyedia tunggal. Metode ini harus melalui proses persetujuan yang ketat dari manajemen sebelum digunakan. Keadaan yang memerlukan metode ini adalah:

• Darurat
• Jika hanya satu pemasok yang tersedia dan memenuhi syarat untuk memenuhi persyaratan
• Jika keuntungan menggunakan pemasok tertentu jelas
• Jika penyedia membutuhkan produk atau layanan tertentu yang hanya tersedia dari satu pemasok
• Untuk kelanjutan produk yang tidak dapat direproduksi oleh pemasok lain

Pada akhirnya, jenis metode pengadaan yang Anda pilih untuk digunakan sangat relatif terhadap kondisi upaya pengadaan dan jenis barang atau jasa yang diperoleh. Semua metode pengadaan mengikuti kerangka hukum yang ketat untuk memastikan semua standar terpenuhi dan kualitas dalam proses seleksi ada.

Itu tadi metode procurement yang sebaiknya digunakan perusahaan untuk proses pengadaan barang menurut Asta, buat kamu yang membutuhkan vendor pengadaan barang yang tepat kamu bisa mengunjungi www.astacipta.com. Sebagai pebisnis, Kamu juga bisa menghubungi kami untuk memperluas market perdagangan kamu.

Dapatkan produk APD terbaik hanya di Astastore marketplace kesayangan Anda atau lakukan penawaran produk di Astaproc E-Procurement terbaik di Indonesia. Anda juga bisa konsultasikan kebutuhan Anda melalui ????E-mail: support@astacipta.com atau ????Whatsapp: +62 882-9047-9337.

Digital Team

See all author post