6 Tantangan Utama Yang Perlu Diperhatikan oleh Tim Pengadaan

Evolusi pengadaan menunjukkan bahwa keberhasilan fungsi pengadaan tidak lagi hanya tentang pengadaan layanan dan pengurangan biaya. Saat ini, tim pengadaan menghadapi semakin banyak tantangan yang lebih kompleks, Berikut adalah enam masalah utama.

1. Manajemen risiko

Risiko selalu menjadi perhatian utama dalam pengadaan, dengan fokus utama pada status keuangan pemasok, diikuti oleh kesehatan dan keselamatan dan praktik industri. Tidak lagi cukup baik untuk hanya terlibat dengan pemasok tingkat satu Anda. Penekanan perlu diberikan untuk mengendalikan pendekatan yang diambil dengan pemasok tingkat dua, memastikan bahwa kewajiban yang diperlukan diteruskan ke subkontraktor.

2. Reputasi dan citra merek

Tidak mudah memang untuk melupakan tuduhan perbudakan anak pada perusahaan dari merek ritel tertentu, atau masalah seputar perbudakan modern baik di dalam maupun di luar negeri. Efek knock-on dari kejadian tersebut dapat menjadi gangguan terhadap merek dan citra publik yang pada akhirnya berdampak pada profitabilitas. Undang-Undang Perbudakan Modern memiliki beberapa cara untuk mengatasi hal ini, namun masalah seringkali tetap muncul dari segi kepatuhan perusahaan atas peraturan tersebut.

3. CSR

Bisakah pengadaan berkelanjutan? Organisasi membuat kemajuan luar biasa dalam pendekatan pengadaan langsung, namun pengadaan tidak langsung merupakan hal yang lebih kompleks. Audit yang bertingkat diperlukan untuk memastikan bahwa praktik tersebut berkelanjutan, termasuk yang terjadi pada pemasok tingkat pertama dan kedua, apakah memakan banyak waktu dan tenaga kerja. Pertimbangkan untuk meminta pemasok mengisi kuesioner terperinci dan mengambil tindakan positif dari hasilnya. Banyak organisasi yang sekarang mengeluarkan kode etik tertulis, walaupun tantangan utama dalam hal ini adalah penerimaan dan penerapan praktis dalam rantai pasokan.

4. Menjadi pelanggan pilihan

Inovasi sering dimasukkan dalam Request for Proposal, tetapi tidak selalu menentukan apa yang benar-benar dibutuhkan. Inovasi pemasok lebih mungkin terjadi jika Anda menjadi pelanggan pilihan. Sebuah survei baru-baru ini menyoroti bahwa kendala sederhana untuk mencapai hal ini adalah keterlambatan pembayaran faktur. Inovasi adalah proses dua arah; jangan hanya menuliskannya dalam kontrak dan mengharapkan ide terbaik dari pemasok. Pendekatan yang paling berhasil adalah dengan mematuhi persyaratan pembayaran yang disepakati, dan menunjukkan pendekatan kemitraan dengan mendengarkan dan menanggapi ide pemasok.

5. CoE (Center of Excellence)

Telah terjadi peningkatan pada tren pembentukan organisasi terintegrasi yang mendukung fungsi pengadaan, dengan penekanan pada penyediaan data dan analisis pembelanjaan, ditambah dukungan e-sourcing RFx. Apa pendekatan terbaik dalam mengatur struktur, tanggung jawab kerja, dan operasi Center of Excellence (CoE) untuk memastikan bisnis didukung? CoE virtual mungkin merupakan solusi yang tepat; namun, paket perangkat lunak yang lengkap, di luar kemampuan Microsoft Excel, diperlukan untuk memusatkan dan merekam aktivitas CoE.

6. Keterlibatan Stakeholders

Sebuah studi perbandingan menunjukkan pentingnya memprioritaskan pemangku kepentingan (stakeholders) dan memahami kebutuhan mereka, dengan tujuan untuk menentukan jenis komunikasi yang tepat – misalnya, apakah pemangku kepentingan tertentu memerlukan pertemuan sesekali sambil minum kopi, atau pertemuan bulanan formal. Alat CRM dapat digunakan untuk memantau aktivitas pemeliharaan hubungan bisnis dan proses kerjasama dengan pemasok. Kredibilitas dapat diperoleh dengan menggunakan terminologi yang tepat, dan dengan memberikan pengetahuan tentang kategori, pemasok, dan tren pasar. Dengan menyelaraskan aktivitas pengadaan ke tujuan bisnis para pemangku kepentingan dan menjual manfaat kemitraan, hasil akhir yang didapat akan lebih berharga dibandingkan dengan hanya melakukan penghematan biaya.

Baca juga: Alasan mengapa perusahaan Anda perlu menerapkan e-procurement

Untuk Anda staff purchasing atau procurement yang memeprlukan system purchasing dengan  www.astacipta.com dapat mempermudah Anda untuk melakukan proses pencarian vendor dan proses pembelian barang dan jasa. 

Dapatkan produk APD terbaik hanya di Astastore marketplace kesayangan Anda atau lakukan penawaran produk di Astaproc E-Procurement terbaik di Indonesia. Anda juga bisa konsultasikan kebutuhan Anda melalui ????E-mail: support@astacipta.com atau ????Whatsapp: +62 882-9047-9337.

Digital Team

See all author post