Jenis Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa dengan Praktik Terbaik

Pengadaan adalah cara terbaik untuk menyatakan “bagaimana Anda mendapatkan barang dan jasa yang Anda butuhkan untuk sebuah proyek.” Ini menjelaskan bagaimana Anda mengumpulkan sesuatu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Jika Anda tidak memiliki persediaan bahan yang konsisten atau setidaknya dikelola dengan baik yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek, Anda akan keluar jalur dan dapat mempengaruhi tingkat keberhasilannya. Maka dari itu perlunya membuat kontrak pengadaan yang sesuai dengan barang atau jasa yang dibutuhkan.

Ketika Anda membutuhkan barang dari pihak ketiga, penting untuk menandatangani kontrak untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan dan barang itu tiba saat Anda membutuhkannya. Semua spesifikasi ini dijabarkan dalam kontrak yang dikenal sebagai kontrak pengadaan. Tidak ada proyek tanpa kontrak pengadaan.

Apa itu Kontrak Pengadaan dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Dalam mengelola suatu proyek, kontrak pengadaan adalah proses pembentukan perjanjian yang mengikat secara hukum antara kontraktor dan pemasok. Kontrak ini diperlukan untuk inisiatif yang membutuhkan perolehan barang, persediaan, atau jasa.

Pembeli dan penjual dapat mencapai kesepakatan tentang bahan, barang, dan jasa ini dengan menggunakan kontrak dan pengadaan. Perjanjian ini termasuk membayar tagihan dan mematuhi syarat dan ketentuan kontrak. Kontrak pengadaan adalah perjanjian yang berkekuatan hukum antara pembeli dan penjual yang tidak hanya mendefinisikan hubungan bisnis, tetapi juga melindungi kepentingan kedua belah pihak.

Memilih vendor dan produk, memeriksa vendor, memutuskan syarat dan ketentuan melalui diskusi, dan mengelola proses melalui pemesanan, pembayaran, dan pengiriman bahan, pasokan, atau layanan adalah semua aspek kontrak pengadaan.

Baca juga: Membuat PT dan CV Terasa Berat? Manfaatkan Biro Jasa Ijin Usaha Saja!

Apa Pentingnya Kontrak Pengadaan?

Kontrak pengadaan sangat penting karena membantu organisasi mengoptimalkan pendapatan dan tetap bertahan di pasar yang kompetitif. Kontrak pengadaan memungkinkan kedua belah pihak untuk berkolaborasi dengan jaminan bahwa tidak ada yang mengeksploitasi yang lain. Ini juga membantu perusahaan dalam mendiversifikasi sumber dayanya sehingga dapat berfungsi lebih sukses dengan melakukan outsourcing pekerjaan kepada pihak ketiga yang dapat melakukannya dengan lebih murah.

Jenis Kontrak Pengadaan

Ketika datang ke kontrak, ada beberapa pilihan untuk mencapai kesepakatan. Berbagai jenis kontrak pengadaan ini datang dengan berbagai risiko di satu sisi atau yang lain, dan paling cocok untuk membangun proyek dengan cakupan yang kurang lebih ditentukan sejak awal. Berikut ini adalah tiga jenis utama kontrak pengadaan:

• Kontrak Harga Tetap : Kontrak harga tetap kontrak di mana jumlah yang dibayarkan untuk bahan, barang, atau jasa adalah tetap pada saat kontrak ditandatangani dan tidak berubah setelahnya, terlepas dari apakah faktor eksternal atau internal menaikkan biaya atau menyebabkan jadwal tertunda. Kontrak semacam ini memiliki keuntungan untuk secara eksplisit mendefinisikan tugas dan kewajiban kedua belah pihak dalam hal apa yang harus diproduksi dan berapa biayanya. Ini adalah jenis kontrak yang paling sering, tidak rumit, dan mudah dikelola.
• Kontrak penggantian biaya adalah kontrak di mana pembeli berjanji untuk membayar bahan dan peralatan serta biaya tidak langsung, seperti gaji dan utilitas, yang dikeluarkan dalam produksi produk atau jasa. Pembeli dikompensasikan dengan biaya yang telah ditentukan atau sebagian dari keuntungan di atas harga biaya untuk membuat ini berharga. Ini menempatkan penjual yang bertanggung jawab atas sebagian besar risiko. Mereka akan diganti hanya ketika pengeluaran mereka telah divalidasi. Setiap biaya tambahan diserap oleh penjual jika ruang lingkup proyek berubah. Untuk membuat ini menguntungkan bagi vendor, mereka akan memasukkan pengeluaran ekstra untuk menjaga modifikasi seminimal mungkin dan meningkatkan laba mereka.
• Kontrak Waktu dan Bahan: Vendor diganti untuk bahan yang mereka gunakan dan dibayar untuk waktu yang mereka habiskan untuk proyek di bawah kontrak waktu dan bahan. Akibatnya, vendor bertindak seolah-olah mereka adalah karyawan pihak ketiga kontraktor. Kontrak ini bekerja paling baik ketika ruang lingkup proyek lebih sulit untuk ditentukan karena memungkinkan untuk beberapa fleksibilitas. Namun, ketika menggunakan salah satu dari kontrak ini, pembeli akan diminta untuk memberikan pengawasan ekstra untuk memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

Kontrak Pengadaan: Proses Utama dan Praktik Terbaik

Bahkan jika kontrak telah ditandatangani, prosesnya belum selesai. Tentu saja, ada pekerjaan yang telah dikontrak, serta mematuhi syarat dan ketentuan kontrak.

Transparansi harus ditekankan.

Memprioritaskan transparansi dalam proses pengadaan Anda adalah salah satu cara untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Memiliki lebih banyak wawasan tentang kinerja pemasok membantu meningkatkan kemitraan semacam itu dan mendapatkan hasil terbaik untuk semua orang yang terlibat.

Awasi kemajuan Anda.

Untuk memotong biaya, Anda harus mengawasi dan mengelola kondisi kontrak, terutama biaya terkait pekerjaan. Anda akan lebih baik mengotomatiskan operasi ini dengan solusi digital daripada menggunakan spreadsheet, yang harus diperbarui secara berkala dan sering kali berisiko menyebarkan versi yang lebih lama.

Efisiensi dalam Identitas

Ini juga penting untuk merampingkan proses pembelian. Pengumpulan dan pemantauan pemasok membantu dalam memastikan bahwa persyaratan kontrak dipatuhi. Dengan meminimalkan kesalahan manual yang mungkin memperlambat pekerjaan saat bekerja menuju kepatuhan kontrak, menggunakan solusi manajemen proyek online dapat menghemat uang.

Baca Juga: 6 Tantangan Utama Yang Perlu Diperhatikan oleh Tim Pengadaan

Untuk Anda tim pengandaan yang memeprlukan sistem purchasing dengan  www.astacipta.com dapat mempermudah Anda untuk melakukan proses pencarian vendor dan proses pembelian barang dan jasa.

Dapatkan produk APD terbaik hanya di Astastore marketplace kesayangan Anda atau lakukan penawaran produk di Astaproc E-Procurement terbaik di Indonesia. Anda juga bisa konsultasikan kebutuhan Anda melalui ????E-mail: support@astacipta.com atau ????Whatsapp: +62 882-9047-9337.