Dasar – Dasar Tentang (RFQ): Pengertian, Tujuan dan Jenisnya

Apa itu Permintaan Penawaran (RFQ)?

Permintaan penawaran (RFQ) adalah dokumen yang menguraikan persyaratan pembeli dan meminta harga dan persyaratan pembayaran dari vendor.

Apa perbedaan antara RFQ dan RFP?

Perbedaan antara RFQ dan RFP adalah tujuan dari setiap dokumen. Saat Anda menggunakan RFQ, Anda mungkin mencari kesepakatan terbaik. Permintaan proposal (RFP), di sisi lain, mengajukan pertanyaan canggih untuk memilih vendor terbaik berdasarkan berbagai parameter.

Akibatnya, pertanyaan dalam RFQ hampir seluruhnya terfokus pada biaya. Biaya per unit, diskon massal, paket harga, dan kondisi layanan adalah semua pertanyaan umum dalam permintaan penawaran. Selain itu, mereka sering menyertakan tabel harga untuk memudahkan membandingkan vendor.

Pertanyaan RFP, di sisi lain, sering menggali topik yang lebih kompleks seperti pengalaman, layanan pelanggan, pembeda kompetitif, dan sebagainya. Sementara penetapan harga sering dibahas dalam RFP, biasanya hanya salah satu dari banyak kriteria evaluasi yang berbeda.

Kapan sebaiknya Anda menggunakan permintaan penawaran (RFQ)?

RFQ, meskipun sangat berguna, tidak sesuai untuk setiap situasi pengadaan. RFQ paling sering digunakan untuk pembelian tidak langsung karena biaya adalah faktor kuncinya. Anda dapat menggunakan RFQ untuk memesan item tertentu seperti perangkat keras, perlengkapan kantor, atau bahan, misalnya. Selain itu, mereka dapat digunakan untuk pengadaan tidak langsung. Namun, ketika digunakan untuk mencari barang dan jasa yang kompleks, sangat penting untuk memiliki pemahaman yang lengkap tentang apa yang Anda cari.

Pertimbangkan RFQ sebagai formulir pra-pemesanan sederhana yang menentukan kriteria produk atau layanan yang diperlukan. Gunakan permintaan penawaran Anda untuk memperhitungkan setiap variabel yang tersedia, mulai dari gaya, ukuran, hingga desain.

Selain itu, RFQ menentukan bagaimana setiap vendor harus menyampaikan informasi harga. Memang, RFQ menuntut pemeriksaan menyeluruh terhadap proposal vendor, termasuk pengeluaran terperinci untuk setiap produk atau layanan. Anda dapat melakukan perbandingan vendor yang tepat berkat kedalaman detail.

Baca juga: Cara Meningkatkan Produktivitas Pada Proses E-Procurement

Apakah perlu menggunakan RFQ?

Apakah permintaan penawaran (RFQ) tepat untuk Anda?

• Apakah Anda memiliki daftar vendor prakualifikasi yang dapat menyediakan produk atau layanan yang Anda cari?
• Apakah biaya merupakan pertimbangan yang paling penting?
• Apakah Anda membeli sesuatu yang siap digunakan langsung dan tidak memerlukan penyesuaian apa pun?
• Apakah Anda memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang ingin Anda beli dan berapa banyak dari setiap item yang Anda perlukan?
• Apakah Anda dapat mengelola item tanpa bantuan vendor?

RFQ adalah pilihan yang baik untuk Anda jika Anda menjawab ya untuk semua pertanyaan ini.

Ada empat jenis RFQ yang berbeda.

Permintaan penawaran dapat dilakukan dengan berbagai cara. Ada kelebihan dan kekurangan masing-masing jenis RFQ.

1. Tawaran terbuka

Tawaran terbuka adalah tawaran di mana semua vendor yang memenuhi syarat dapat melihat tanggapannya. Selama waktu pengiriman, pembeli membuka tawaran, memungkinkan vendor untuk memeriksa harga satu sama lain. Pemasok memiliki waktu hingga batas waktu penawaran untuk mengubah dan memperbarui proposal yang mereka ajukan.

2. Tawaran yang disegel

Ketika RFQ terbuka untuk semua penawar yang memenuhi syarat, itu disebut tawaran tertutup. Pembeli, di sisi lain, tidak membuka tanggapan sampai semua pengiriman telah diterima pada akhir periode pengiriman. Dalam proyek pengadaan publik dan pemerintah, penawaran tertutup adalah tipikal.

3. Tawaran diundang.

Tawaran yang diundang adalah ketika RFQ dikirim hanya ke beberapa perusahaan. Mereka berurusan dengan penawaran tertutup dan terbuka.

4. Lelang terbalik

Dalam pelelangan terbalik, pemasok diminta untuk mengajukan tawaran terendah mereka, dengan harga yang menurun saat pelelangan berlangsung. Jika RFQ dikirim tetapi tidak ada vendor yang mencapai target harga, lelang terbalik dapat menggunakan tahap sekunder.Ketika RFQ terbuka untuk semua penawar yang memenuhi syarat, itu disebut tawaran tertutup. Pembeli, di sisi lain, tidak membuka tanggapan sampai semua pengiriman telah diterima pada akhir periode pengiriman. Dalam proyek pengadaan publik dan pemerintah, penawaran tertutup adalah tipikal.

Garis besar proses Permintaan Kualifikasi (RFQ)

1. Persiapan dan kebutuhan

Sebelum Anda mengirimkan permintaan penawaran, Anda harus mengetahui dengan tepat apa yang dibutuhkan perusahaan Anda. Aspek yang paling memakan waktu adalah persiapan, tetapi jangan terburu-buru. Ingatlah bahwa semakin banyak informasi yang Anda berikan, semakin akurat dan informatif tanggapan vendor Anda. Pastikan untuk bekerja dengan pemangku kepentingan internal Anda untuk mengetahui semua kriteria.

Anda harus memutuskan hal berikut selain spesifikasi produk atau layanan yang ingin Anda beli:

• Jenis RFQ apa yang akan dikirim?
• Siapa yang akan diberi kesempatan untuk membalas RFQ?
• Kapan batas waktunya?
• Metode apa yang akan Anda gunakan untuk membandingkan harga?

Inti dari setiap permintaan penawaran yang efektif adalah dokumen dan informasi untuk diberikan dengan Detail RFQ Anda. Informasi tambahan akan membantu tanggapan vendor dan proses kontrak. Sangat penting untuk menyertakan dokumentasi tambahan tertentu dengan RFQ Anda:

• Pendahuluan dan sinopsis undangan menawar
• Timeline untuk RFQ Anda, termasuk Q&A dan tenggat waktu pengiriman
• Ikhtisar bisnis Anda, termasuk deskripsi organisasi Anda, detail proyek, dan informasi latar belakang lain yang relevan
• Prakualifikasi adalah serangkaian kondisi minimum yang memastikan penyedia memenuhi syarat untuk bereaksi.
• Syarat dan ketentuan secara umum, termasuk apakah dapat dinegosiasikan atau tidak.
• Template atau tabel untuk harga, dibagi berdasarkan item dan aspek biaya
• Kriteria untuk seleksi dan evaluasi, serta parameter penilaian untuk RFQ Anda

2. Penerbitan dan administrasi

Sekarang saatnya mengirimkan RFQ Anda ke vendor Anda. Lebih baik memilih tidak lebih dari delapan penyedia untuk sebagian besar RFQ. Anda dapat memastikan kesimpulan cepat atas permintaan penawaran Anda dengan membatasi jumlah responden sambil tetap mendorong persaingan yang sehat.

Berikan waktu yang cukup bagi pemasok dan tim mereka untuk mengerjakan RFQ, setidaknya beberapa minggu. Mudah-mudahan, Anda telah memberikan informasi yang cukup untuk menghindari pertanyaan lanjutan. Namun, jika ada pertanyaan, pastikan untuk membagikan jawabannya kepada semua orang. Ini dibuat sederhana dan cepat dengan sistem manajemen RFx terpusat.

Mempertahankan lapangan bermain yang adil sangat penting selama proses berlangsung. Semua peserta harus diberi informasi yang sama dan ditanyai pertanyaan yang sama. Sebaiknya konfirmasi penerimaan tanggapan dengan vendor saat Anda menerimanya. Jaga kerahasiaan informasi tentang penawaran vendor lain kecuali Anda memiliki tawaran terbuka.

3. Seleksi dan penilaian

Keuntungan paling signifikan dari RFQ adalah bahwa penilaian dan pemilihan harus cepat dan sederhana. Waktu dan upaya yang Anda lakukan di awal sekarang akan membuahkan hasil. Anda dapat dengan cepat membandingkan vendor secara berdampingan menggunakan template atau tabel harga Anda.

Penjual yang menawarkan harga dan persyaratan terbaik kemungkinan besar akan menjadi pilihan terakhir Anda. Namun, pastikan untuk membaca semua dokumen yang menyertainya. Surat pengantar atau ringkasan eksekutif dapat berisi wawasan utama.

Setelah Anda memutuskan, simpan catatan rinci tentang proses tersebut, termasuk tawaran yang memenuhi syarat, kriteria yang dipublikasikan, dan pemenangnya. Informasi ini memberikan keterbukaan dan dapat dimanfaatkan untuk membuat RFQ baru di masa mendatang.

Baca juga: Kontrak dalam Pengadaan: Jenis Kontrak dan Praktik Terbaik

4. Kontrak dan penutupan

Kirim vendor pilihan Anda surat penghargaan. Ingatlah bahwa tanggapan vendor adalah penawaran, bukan kontrak yang mengikat. Untuk menyelesaikan detailnya, bicarakan dengan vendor Anda. Kemudian, asalkan semuanya berjalan dengan baik, Anda akan mendapat persetujuan vendor.

Proses kontrak harus mudah berkat persiapan menyeluruh Anda. Buat kontrak Anda menggunakan informasi dari dokumentasi RFQ awal, termasuk spesifikasi, syarat & ketentuan, informasi pembayaran, dan kiriman. Setelah kontrak ditandatangani, kirimkan surat penolakan proposal kepada pemasok lain untuk memberi tahu mereka tentang keputusan Anda.

Penting untuk diingat bahwa menjaga hubungan baik dengan pemasok, bahkan jika mereka tidak dipilih, bermanfaat. Berikan jawaban, informasi, atau konteks apa pun yang Anda bisa berikan kepada pemasok yang tidak memenangkan penawaran. Perbarui profil vendor dengan informasi baru apa pun sehingga Anda memiliki semua informasi yang Anda perlukan saat berikutnya Anda ingin bekerja dengan mereka.

5. Evaluasi dan review

Sebaiknya buat pengingat untuk check-in setelah kontrak ditandatangani. Buat catatan dan jadwalkan pertemuan tinjauan vendor pertama Anda saat kontrak masih segar dalam pikiran Anda. Mempertahankan kemitraan vendor jangka panjang yang baik memerlukan manajemen pengalaman vendor yang berkelanjutan.

• Pertanyaan untuk ditanyakan saat mengevaluasi vendor:
• Apakah vendor mengikuti setengah dari tawar-menawar mereka?
• Apakah Anda mendapatkan nilai yang Anda harapkan dan antisipasi?
• Apakah mungkin untuk meningkatkan hubungan?
• Apakah penjual mendapat umpan balik dan menindaklanjutinya?
• Apakah ada provider lain yang sekarang memberikan harga yang lebih kompetitif?
• Apakah pasar telah bergeser dengan cara apa pun?

Dapatkan produk APD terbaik hanya di Astastore marketplace kesayangan Anda atau lakukan penawaran produk di Astaproc E-Procurement terbaik di Indonesia. Anda juga bisa konsultasikan kebutuhan Anda melalui ????E-mail: support@astacipta.com atau ????Whatsapp: +62 882-9047-9337.