Cara Meningkatkan Efektivitas Proses Pengadaan E-Procurement

Banyak bisnis mulai memeriksa prosedur pembelian mereka dan mencari bentuk baru alat e-procurement untuk memenuhi kebutuhan mereka. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam proses pengadaan:

1. Mengidentifikasi dan memperkirakan kebutuhan material atau layanan
2. Periksa vendor yang mungkin.
3. Memilih pemasok
4. Kondisi pembelian untuk melepaskan dan menerima
5. Mengukur dan mengendalikan kinerja pemasok secara terus menerus

Tahapannya mungkin berbeda dari satu bisnis ke bisnis berikutnya, tergantung pada apakah pembelian melibatkan pengadaan barang baru atau yang sering diperoleh, serta apakah pembelian di luar batasan nilai tertentu memerlukan proses persetujuan yang panjang.

Item baru memerlukan upaya ekstra yang dihabiskan terlebih dahulu oleh departemen pengadaan untuk menyelidiki kemungkinan pemasok. Ketika harus mengulang sesuatu, biasanya ada beberapa sumber yang dapat diterima. Meski begitu, penting untuk memeriksa kepatuhan kontrak pembelian lama dan memastikan Anda mendapatkan penawaran terbaik untuk produk dan layanan yang paling sering Anda gunakan.

Mempersiapkan dan mengelola dokumentasi pembelian yang relevan adalah tugas yang memakan waktu di masa lalu. Dengan beralih ke teknologi e-procurement, banyak perusahaan telah mengoptimalkan proses aliran dokumen mereka, mengurangi biaya dan jumlah pemrosesan dokumen yang diperlukan untuk semua akuisisi. Dengan mempersingkat periode pengadaan, platform pengadaan membantu merampingkan proses perusahaan.

Keunggulan e-procurement

Berikut ini adalah beberapa keuntungan menggunakan sistem e-procurement:

1. Mengurangi penggunaan kertas 
2. Lebih sedikit kesalahan karena lebih sedikit waktu antara mengenali kebutuhan dan rilis dan penerimaan pesanan.
3. Meningkatkan komunikasi perusahaan dan pemasok. Lebih banyak keuntungan dapat dibuat dengan meningkatkan hubungan pemasok di seluruh rantai pasokan.
4. Biaya overhead departemen pembelian sedang dikurangi.
5. Pakar pengadaan dapat mencurahkan lebih banyak waktu untuk sumber strategis dengan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memproses pesanan pembelian dan faktur.

Meskipun Anda harus mengeluarkan biaya untuk aplikasi pengadaan, itu akan terbayar dengan sendirinya dalam jangka panjang karena pengurangan biaya yang akan Anda sadari di berbagai sektor. Anda akan memiliki visibilitas real-time ke pengeluaran Anda, memungkinkan Anda untuk tetap di jalur. Anda akan dapat mengontrol pengeluaran nakal dan mendorong karyawan Anda untuk berbelanja dari katalog online yang tersedia.

Karena semuanya otomatis, tidak perlu khawatir kehilangan dokumentasi atau menunggu izin dari seseorang yang sedang berlibur. Karena margin kesalahan, biaya personel, dan kurangnya visibilitas pengeluaran, pengadaan tradisional jauh lebih mahal.

Bagaimana proses e-procurement?

Proses e-procurement sangat mirip dengan pengadaan manual, namun bergerak jauh lebih cepat.

Seorang pengguna membutuhkan barang atau jasa.

Menemukan atau memprediksi kebutuhan material atau pengguna layanan adalah langkah pertama dalam proses pembelian. Untuk menentukan permintaan, mereka menggunakan dokumen elektronik seperti permintaan pembelian, cek berhenti, sistem pemesanan ulang rutin (seperti barcode), atau ramalan dan pesanan pelanggan. Persyaratan material yang ditemukan selama pengembangan produk baru terkadang dapat membantu persyaratan pembelian.

Persetujuan Pembelian (dan Evaluasi Pemasok)

Berbagai prosedur dapat diambil pada tahap ini, tergantung pada jumlah dan sifat akuisisi. Jika ini adalah pembelian pertama kali, evaluasi pemasok dilakukan untuk menemukan penyedia mana yang paling cocok untuk bisnis tersebut.

Jika ini adalah produk atau layanan berulang, pemasok mungkin sudah diketahui, tetapi kepala departemen dan karyawan lain mungkin perlu menyetujui pembelian sebelum mengeluarkan pesanan pembelian ke vendor.

Dalam hal pembelian kecil, seperti perlengkapan kantor, sistem e-procurement seringkali memungkinkan permintaan pembelian dengan permintaan minimal untuk diajukan tanpa perlu persetujuan dari karyawan lain. Ketika jumlah dolar permintaan pembelian melebihi izin pengguna untuk membuat pesanan pembelian, permintaan pembelian secara otomatis disetujui sebelum menjadi pesanan pembelian.

Jika permintaan pembelian untuk jumlah uang yang lebih besar menuntut item yang tidak ada pemasoknya, departemen pengadaan dapat mencari penawaran atau penawaran dari vendor potensial. Permintaan penawaran (RFQ) atau permintaan proposal (RFP) dikirim ke pemasok dan mereka diundang untuk mengajukan penawaran untuk kontrak pembelian.

Evaluasi penuh mungkin diperlukan untuk pembelian yang lebih besar. Hal ini terjadi setelah menentukan adanya permintaan beli dan penetapan spesifikasi material.

Evaluasi dan pemilihan pemasok tidak diperlukan untuk persyaratan produk rutin dan standar dengan pemasok yang diketahui, dan proses persetujuan dapat dilanjutkan. Namun, setiap sumber barang baru yang prospektif, terutama yang kompleks, harus diselidiki secara menyeluruh untuk memastikan bahwa pengadaan hanya memeriksa vendor yang kompeten.

Penawaran, negosiasi, dan pemilihan pemasok

Tahap ini hanya digunakan ketika tidak ada pemasok saat ini atau ketika pemasok yang ada tidak lagi dapat memenuhi kebutuhan Anda. Setelah departemen pengadaan melakukan semua aktivitas yang diperlukan selama proses evaluasi, pemasok akhir dipilih. Salah satu operasi terpenting adalah memilih pemasok, karena kesalahan yang dibuat selama tahap siklus pembelian ini dapat berdampak besar pada laba dan membutuhkan waktu lama untuk diperbaiki.

Setelah menerima penawaran dan negosiasi, tim pengadaan memilih pemasok dan mengesahkan pembelian melalui prosedur persetujuan pembelian otomatis yang disediakan oleh sistem e-procurement.

Persetujuan Pembelian

Ketika pemasok dipilih atau permintaan diterima, pembelian menyetujui transaksi dengan mengeluarkan pesanan pembelian elektronik. AstaProc memungkinkan pelanggan membuat daftar permintaan pembelian yang disetujui secara otomatis berdasarkan aturan persetujuan yang disiapkan selama proses penyiapan. Untuk menghemat waktu dan tenaga, setelah permintaan pembelian diotorisasi, permintaan tersebut langsung diubah menjadi pesanan pembelian.

Pesanan pembelian menentukan antara lain jumlah, item, persyaratan kualitas, harga, metode pengiriman, tanggal pengiriman, nomor pesanan pembelian, tanggal jatuh tempo pesanan, dan alamat pengiriman.

Kinerja Pemasok Terus Dipantau

Jangan pernah berasumsi bahwa hanya karena Anda menemukan penyedia terbaik untuk produk tertentu tahun lalu, mereka akan selalu menjadi pemasok terbaik untuk kebutuhan Anda. Melacak kinerja mereka setelah mengeluarkan kontrak adalah salah satu pendekatan untuk memastikan Anda selalu berurusan dengan penyedia teratas.

Jika Anda melihat bahwa mereka secara rutin terlambat dalam pengiriman, atau mereka kekurangan jumlah, atau bahwa mereka memiliki masalah lain, jelas bahwa mereka mengganggu kemampuan Anda untuk melakukan bisnis dengan klien Anda. Sangat penting untuk berinvestasi dalam pengukuran berkelanjutan untuk menemukan peluang peningkatan atau kucing ketika penyedia gagal memberikan.

Anda memiliki sedikit wawasan tentang kinerja pemasok dari waktu ke waktu jika Anda tidak memiliki tinjauan formal. Anda tidak akan memiliki data yang Anda butuhkan untuk membuat pilihan pembelian di masa mendatang jika Anda tidak memiliki sistem evaluasi.

Baca Juga: Alasan Mengapa Perusahaan Anda Perlu Menerapkan e-procurement?

Berikut penjelasan cara meningkatkan produktivitas pada proses e-procurment. Buat Anda yang membutuhkan vendor yang tepat kamu bisa mengunjungi https://astacipta.com/astaproc. Sebagai pebisnis, Anda juga bisa menghubungi kami untuk memperluas market perdagangan Anda. 

Dapatkan produk APD terbaik hanya di Astastore marketplace kesayangan Anda atau lakukan penawaran produk di Astaproc E-Procurement terbaik di Indonesia. Anda juga bisa konsultasikan kebutuhan Anda melalui ????E-mail: support@astacipta.com atau ????Whatsapp: +62 882-9047-9337.