Yuk Kita Bahas Tentang Faktur Pembelian: Pengertian, dan Manfaatnya

Pengertian Faktur Pembelian (Invoice)

Seorang pebisnis membuat faktur atau catatan sebagai dokumen pembelian yang berisi informasi produk atau jasa yang diperoleh, tanggal, biaya, nomor pembelian dan invoice, serta syarat pembayaran. Sebenarnya dokumen ini hanyalah sudut pandang yang berbeda dari sebuah faktur penjualan (faktur). Sebagai ilustrasi, misalkan Anda menjual kaos sederhana dan mendapat 100 pesanan kaos dari pelanggan.

Pesanan kemudian ditambahkan ke faktur pembelian bersama dengan informasi harga, tanggal pembayaran yang disepakati, dan cara pembayaran, seperti transfer ke rekening bisnis Anda. Terlepas dari apakah perusahaan Anda menjual barang, jasa, atau kombinasi keduanya, Anda dapat menggunakan faktur pembelian. Buatlah rangkap (copy), biasanya lembar yang paling atas (muka) akan pembeli terima. 

Manfaat bagi Pebisnis dan Konsumen

Faktur atau nota pembelian sangatlah penting dimiliki oleh suatu bisnis, terlebih jika kamu pebisnis kecil yang mengerjakan segala sesuatunya sendirian.  Dilansir dari beberapa sumber  ini dia beberapa manfaat faktur pembelian yang harus diketahui:

• Sebagai Bukti Transaksi

Salah satu fungsi nota pembelian atau invoice yang paling utama yaitu sebagai bukti fisik transaksi antara penjual dan pembeli. Invoice menjaga semua pembelian terjadi secara transparan, mulai dari jumlah barang yang dibeli, detail produknya, dan harga per barangnya. Dengan adanya nota pembelian, pembeli pun bisa langsung memeriksa rincian produk yang mereka beli, apakah semuanya sudah sesuai dengan keinginan dan kesepakatan sebelumnya. Maka dari itu, jangan malas untuk menulis nota pembelian secara detail, ya.  

• Untuk Mempermudah Pencatatan Keuangan

Sebagai pebisnis rumahan, pasti banyak hal yang harus kamu urus, bukan? Nah, faktur pembelian penting untuk mempermudah pencatatan keuanganmu, berapa jumlah uang yang masuk di setiap transaksinya. 

• Menyederhanakan Proses Penagihan 

Dengan invoice, kamu bisa mengecek apakah konsumen sudah melunasi pembayaran di tanggal yang sudah ditentukan.  Sehingga, proses penagihan akan lebih mudah karena kamu sudah memiliki dokumen resmi yang sah.

• Sebagai Bukti Bila Terjadi Retur

Ada saja hal-hal tidak kamu inginkan yang terjadi pada setiap pembelian, misalnya ada ketidaksempurnaan barang saat pembeli terima. Saat itu terjadi, faktur pembelian berguna sebagai bukti resmi bahwa kamu adalah pembeli dari barang tersebut. Kamu bisa meminta penukaran barang atau pengembalian uang menggunakan faktur pembelian.

• Memperkuat Identitas Brand

Di dalam nota pembelian, biasanya dicantumkan logo, alamat, dan nomor kontak, bahkan media sosial bisnismu. Semua itu adalah hal yang personal terkait bisnis yang kamu jalankan. Nah, personalisasi tersebut akan menciptakan persepsi berbeda di mata pembeli.  Bisnismu akan terlihat semakin profesional dan meyakinkan dengan format dan desain invoice yang rapi. 

Komponen-Komponen 

Faktur pembelian terdiri dari beberapa komponen antara lain: 

• Nama Bisnis atau Identitas Penjual : di bagian paling atas nota pembelian, tulis nama bisnismu agar identitasnya terlihat secara jelas. 
• Logo Bisnis : bila kamu sudah memiliki logo bisnis, bisa tempatkan logo di bagian paling kiri atau paling kanan nota pembelian. Fungsi logo bisnis di invoice adalah sebagai branding bisnis yang kamu jalani. 
• Nomor Transaksi : berguna untuk membedakan dan mengidentifikasi niota pembelian. Akan lebih mudah mencari invoice di sistem pendataan menggunakan nomor dibanding dengan mencari nama pembelinya. 
• Tanggal Faktur Pembelian : Tanggal ini merupakan tanggal saat nota pembelian kamu berikan kepada konsumen. 
• Alamat Lengkap dan Nomor Telepon Bisnis : bertujuan agar terlihat lebih profesional dan meningkatkan kredibitlitas, konsumen pun semakin percaya.
• Barang atau Jasa yang Konsumen Beli : Setelah itu, jelaskan dengan rincian barang atau jasa yang konsumen beli. Seperti: warna, bentuk kerahnya, ukuran kaos, dan sebagainya. 
• Detail Jumlah dan Harga per Barang atau Jasa : tidak hanya rincian produk, jumlah dan harga adalah komponen penting di dalam nota pembelian. Tulis jumlah masing-masing harga produk, serta diskon dan pajak bila ada. 
• Total Nominal yang Harus Pembeli Bayar : setelah jumlah dan harga produk, pada bagian paling bawah, tulis total nominal yang harus konsumen bayarkan
• Alamat dan Nomor Telepon Pembeli : Bila barang yang kamu jual harus dikirimkan, tambahkan detail alamat dan nomor telepon pembeli di faktur. 
• Cara Pembayaran : Buatlah kesepakatan untuk metode pembayaran, jika konsumen sudah memilih kamu dapat mencantumkannya pada nota pembelian.  Misalnya, transfer lewat rekening, kartu kredit, e-wallet, atau bahkan cash on delivery. 
• Tenggat Waktu Pembayaran :  Hal ini berguna saat kamu mau menagih pembayaran pada konsumen, karena semuanya sudah tertulis dan disepakati di dalam invoice. 

Tanda Tangan dan Nama Lengkap : Terakhir, agar nota pembelian lebih resmi, kamu dapat memberikan tanda tangan dan nama lengkap dari orang yang menyusun nota pembelian tersebut. 

Baca juga: 8 Tips Cara Packing Aman Brang Pecah Belah Dari Asta